2024 Pengarang: Harry Day | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 15:47
Suatu kali, sebagai kepala departemen personalia produksi, saya menunggu dengan antusias untuk pertemuan pertama manajemen pabrik. Saya membayangkan betapa produktifnya tim manajemen akan bekerja demi kebaikan tim.
Bawahan saya, seorang inspektur departemen personalia, yang bekerja di sini selama hampir 50 tahun, tidak memiliki harapan yang sama dengan saya. “Jangan heran bahwa departemen personalia akan disalahkan atas semua masalah pabrik. Jangan kecewa dengan keadaan ini, para pemimpin perlu melepaskan tenaga dan menemukan yang bersalah. Dan format pertemuan akan lebih seperti bazaar daripada pertemuan rekan kerja yang terorganisir yang perlu mengambil keputusan bersama."
Memang, pertemuan itu menurut saya kurang konstruktif. Mereka semua berbicara secara praktis pada saat yang bersamaan, tanpa saling mendengar dan tidak mengingat agenda. Akibatnya, masalah "membakar" tetap tidak terselesaikan, dan semua waktu dihabiskan untuk membahas detail yang tidak penting. 10 tahun telah berlalu sejak itu, tetapi, menurut manajer dari berbagai perusahaan, pertemuan serupa masih diadakan.
Apa yang dapat saya rekomendasikan sebagai pelatih untuk menjaga pertemuan tetap konstruktif dan efektif? Pertimbangkan permintaan tersebut dan cari praktik terbaik untuk menerapkannya. Pertama, analisis apakah Anda benar-benar perlu mengadakan rapat atau dapatkah Anda melakukannya dengan format komunikasi internal lain?
Kapan mengadakan pertemuan?
1. Perlu adanya diskusi tim tentang suatu masalah atau tugas
2. Penting untuk berbagi informasi penting dengan tim dan mendengar pendapat anggotanya tentang masalah ini.
3. Ingin mengumpulkan ide dan sudut pandang sebanyak-banyaknya tentang suatu isu penting
4. Ada masalah yang mempengaruhi tujuan sebagian besar bawahan Anda.
5. Tahukah Anda bahwa tim ingin berkumpul dan bersama-sama memecahkan beberapa masalah, sekaligus mendistribusikan tanggung jawab untuk pelaksanaannya
Kapan sebaiknya Anda tidak mengadakan rapat?
1. Masuk akal untuk menggunakan alat komunikasi lain tanpa mengurangi kinerja
2. Tugasnya mendesak/penting, dan keterlambatan penyelesaiannya bisa jadi terlalu mahal
3. Pertanyaannya terlalu pribadi untuk diangkat ke diskusi publik
4. Tidak cukup waktu untuk mempersiapkan dan melaksanakan rapat
5. Ingin menggunakan rapat sebagai alat untuk menghukum seseorang dari bawahan
Semua sepuluh poin dapat diringkas dalam satu kalimat. Mengadakan rapat bila diperlukan kerjasama tim dan tidak mengadakan rapat bila tidak diperlukan.
10 tips untuk rapat yang efektif
Target. Tentukan sendiri untuk tujuan apa Anda perlu mengadakan pertemuan? Hasil apa dan dalam bentuk apa yang ingin Anda dapatkan di akhir pertemuan? Apakah ada keputusan yang harus dibuat? Kesulitan apa yang mungkin timbul dan bagaimana menetralisirnya? Sejauh mana tujuan peserta rapat bertepatan/berbeda? Apakah konflik tujuan mungkin terjadi? Semakin hati-hati tahap pertama dikerjakan, semakin sedikit perlawanan yang akan muncul selama pertemuan
Peserta. Komposisi peserta rapat dibentuk tergantung pada tujuannya. Undanglah orang-orang yang dapat memberikan kontribusi yang sangat penting dalam pembahasan masalah pertemuan. Uji motivasi Anda untuk merekrut kelompok kerja, apakah Anda mengubah rapat menjadi teater satu aktor (sendiri)? Apakah lineup ini benar-benar akan produktif? Sebaiknya terus-menerus mengubah komposisi peserta, membentuknya secara individual untuk setiap pertemuan. Ini akan membantu manajer menghindari dinamika kelompok yang rutin dan berdampak positif
Format. Pilih format rapat terbaik tergantung pada tugas Anda. Jika Anda membutuhkan, misalnya
1) menginformasikan tim tentang inovasi
Lakukan "rapat - pesan informasi". Tugas pertemuan semacam itu adalah memberi tahu peserta sebanyak mungkin tentang perubahan yang akan datang, tujuannya adalah untuk mengurangi resistensi. Alat yang baik untuk membantu seorang pemimpin adalah analisis SWOT.
2) menetapkan tugas dan menetapkan tanggung jawab
"Pertemuan-perintah". Format yang sangat terstruktur dan jelas, pengendalian situasi, tujuannya adalah untuk mendistribusikan tanggung jawab oleh para peserta secara mandiri. Hal ini akan mengurangi tingkat directiveness yang dapat mengganggu kualitas kinerja tugas.
3) mengambil keputusan bersama
Atur "pertemuan-negosiasi" di mana Anda mendengarkan pandangan semua peserta. Strategi pertemuan menang-menang, peran pemimpin adalah moderator. Alat format ini adalah brainstorming, survei multi-posisi, survei dengan kartu, skema analisis masalah, dll.
Skema Analisis Masalah, T. Edmüller
4) bergabung untuk memecahkan masalah
Pertemuan mediasi adalah format yang optimal untuk pertemuan semacam itu. Sangat penting untuk menemukan moderator yang menikmati otoritas tim. Seorang pemimpin mungkin tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Jauh lebih efektif untuk mengundang spesialis eksternal (mediator, pelatih, konsultan)
5) mengumpulkan ide
“Meeting - Brainstorming” akan menjadi 100% solusi terbaik dalam kasus ini. Hal utama dalam format ini adalah mengikuti aturan dan algoritma brainstorming. Dan juga, pertahankan suasana keterbukaan dan kemudahan, mengingat kritik membunuh efektivitas pertemuan semacam itu
6) meningkatkan kompetensi
"Bertemu-belajar". Format ini memungkinkan pemimpin untuk bertindak sebagai pelatih atau pelatih. Bagikan informasi yang berguna dengan bawahan, diskusikan, dan rencanakan bagaimana Anda akan menerapkannya ke dalam fungsi sehari-hari. Temuan yang bagus untuk manajer adalah pertemuan 30 menit beberapa kali seminggu / bulan, yang diselenggarakan oleh mereka khusus untuk pengembangan bawahan. Satu kompetensi - satu teknik pengembangan - rencana tindakan adalah algoritma kasar untuk pertemuan semacam itu
Sebuah tempat. Di mana Anda akan bertemu dengan tim Anda ditentukan oleh tujuan dan format pertemuan. Format pelatihan dan “pertemuan mediasi” mungkin memerlukan ruangan dengan ukuran dan peralatan yang berbeda. Pikirkan tentang ini sebelumnya. Penting juga agar para peserta dapat saling melihat dan dapat melakukan kontak mata dengan pemimpin rapat
Rencana. Rencana pertemuan Anda harus tertulis. Sebenarnya, ini adalah agenda yang mencakup hal-hal berikut
- tanggal, waktu, lokasi
- tujuan pertemuan
- masalah yang akan dibahas
- hasil pertemuan yang diinginkan dan bentuknya
- format
- pemrakarsa dan siapa yang mengadakan rapat
- daftar peserta, termasuk yang diundang dari luar
Kirimkan rencana rapat ke peserta rapat, mereka mungkin ingin menambahkan pertanyaan mereka. Untuk menghemat waktu, Anda dapat menyelesaikan beberapa masalah dalam satu pertemuan
Aturan. Aturan dasar untuk melakukan rapat ditetapkan oleh tim dan mungkin berbeda dari rapat ke rapat. Tetapi ada aturan permanen, seperti kepatuhan terhadap jadwal, kesepakatan tentang pengambil keputusan, pembatasan yang diberlakukan oleh kebijakan perusahaan, kesepakatan tentang manajemen konflik, dll
Protokol. Ini adalah semacam ringkasan pertemuan, yang menjelaskan semua poin utamanya. Dibuat oleh sekretaris rapat, berdasarkan catatan yang dibuat selama rapat. Notulen ditandatangani oleh ketua, sekretaris rapat, serta peserta kunci (yang ditunjukkan dalam rencana aksi). Salinan risalah dikirim ke semua peserta rapa
Waktu. Manajemen waktu adalah salah satu aspek kunci dari efisiensi rapat. Selalu mulai rapat pada waktu yang telah ditentukan, karena nantinya Anda tidak akan bisa mencapai ketepatan waktu. Tetapkan kerangka waktu untuk semua poin dalam rencana dan pantau implementasinya. Ikuti aturan 60x20x20:
Habiskan 60% waktu Anda untuk hal-hal yang mendesak/penting.
Sisakan 20% waktu untuk topik yang tidak terduga dan tiba-tiba muncul pertanyaan mendesak
Alokasikan 20% dari waktu untuk apa yang disebut. kebutuhan sosial - istirahat, makan siang, berbicara, dll.
Akhir. Untuk mengakhiri pertemuan dengan baik, perhatikan kerja tim. Catat apa yang telah dicapai tim, pelajari poin-poin dari rencana yang dikembangkan, pastikan semua orang yang hadir mengerti dan mendukung apa yang direncanakan. Di akhir rapat, buat pemberitahuan ringkasan yang akan dikirim ke semua peserta rapat, termasuk mereka yang tidak hadir. Catat di dalamnya daftar peserta, pertanyaan diskusi utama, keputusan yang dibuat, rencana aksi dan mereka yang bertanggung jawab untuk setiap poinnya, tenggat waktu, poin kontrol, tanggal pertemuan berikutny
Kontrol. Situasi ketika semuanya berakhir dengan pertemuan tidak jarang terjadi. Untuk mengambil tindakan, Anda membutuhkan keinginan dan motivasi, serta kontrol atas implementasi keputusan. Tentukan titik kontrol dan mereka yang bertanggung jawab langsung dalam rapa
Kesulitan mengadakan rapat
1. Konfli
Dalam pertemuan, situasi konflik sering muncul. Kadang-kadang mereka berkobar sedemikian rupa sehingga pertemuan itu berubah menjadi aliran saling tuduhan dan serangan pribadi. Apa yang harus dilakukan manajer dalam kasus ini?
- Menunda pembahasan masalah kontroversial dan menyelesaikannya nanti, dalam kerangka pertemuan ini. Pada saat itu, gairah akan mereda dan para peserta akan dapat mengekspresikan diri secara konstruktif.
- Terjemahkan solusi untuk masalah dalam format individu dan bertemu dengan pihak yang berkonflik di luar rapat umum
- Perbaiki pertanyaan dan undang untuk mempertimbangkannya pada pertemuan berikutnya
- Tawarkan kompromi
2. Hambatan komunikas
Nasihat, ancaman, kritik, celaan, "diagnosis" dan pelabelan, rekomendasi, perintah, klise, dan kata-kata yang biasa, semuanya dapat menjadi penghambat pertemuan. Hambatan komunikasi menyebabkan resistensi dan antipati. Penting bagi pemimpin untuk memperhatikan hal-hal seperti itu dan menarik perhatian anggota kelompok kerja kepada mereka. Untuk menghilangkan hambatan komunikasi, buat aturan kerja tambahan dalam hal ini. Dan juga secara sistematis meningkatkan kompetensi komunikasi tim
3. Kesalaha
Kekurangan dan kesalahan dalam melakukan rapat dapat diperhatikan di setiap perusahaan. Yang paling khas adalah:
- ketidakpatuhan dengan tujuan yang ditetapkan
- ketidakpatuhan terhadap peraturan
- kurangnya informasi bagi peserta rapat
- menahan karyawan di waktu yang paling produktif
- tekanan dari kepala atau sebaliknya, kepasifan dan keakraban
- tidak bertindak setelah rapat
Rapat Anda dapat menjadi sumber daya manajemen yang berharga atau lubang hitam di mana waktu larut tanpa jejak. Pilihan ada padamu.
Direkomendasikan:
Teknik Penataan. Blokir - Uang, Pekerjaan Dan Bisnis Anda (Bisnis)
Teknik penataan. Blokir - Uang, Pekerjaan dan Bisnis Anda (Bisnis) Ini adalah elemen rasi bintang sistemik keluarga. Keuntungan dari teknik penempatan: 1. Anda dapat bekerja atas permintaan Anda pada waktu dan hari yang nyaman bagi Anda secara pribadi, terlepas dari waktu deputi dan kemampuan geografis mereka.
Mengapa Saya Menjadi Pelatih Bisnis
Mengapa saya menjadi pelatih bisnis Dunia modern telah menjadi sangat cepat, bahkan terlalu cepat. Seringkali kita tidak punya waktu untuk mengikuti perubahan yang terjadi di samping kita. Sarana komunikasi sedang berkembang: jejaring sosial, telepon seluler, dan Internet.
Efektif Dan Tidak Efektif Berurusan Dengan Alkoholisme - Sebuah Metafora
Pada suatu waktu, saya berhenti berkonsultasi dengan pasien alkoholik ketika menjadi jelas bahwa bekerja dengan kecanduan adalah pekerjaan global yang berlapis-lapis, multi-vektor, dan tidak dapat ditangani seolah-olah di antara kasus-kasus.
Kecerdasan Buatan Sebagai Pelatih. Bisakah Sebuah Mesin Menjadi Contoh Bagi Seorang Pelatih?
Kembali dari lari. Di layar smartphone, angkanya 5,13 kilometer, 42 menit 27 detik. Baru 8 minggu yang lalu, saya tidak bisa berlari tanpa berhenti bahkan selama 10 menit. Dan tetap saja mataku membulat karena terkejut aku berlari. Dan saya pergi untuk lari dan lari lagi.
Rahasia Adopsi, Yang Sama Sekali Bukan Rahasia
Anastasia, 25 tahun, menikah, memiliki seorang putri. Sejak remaja, ia mulai merasakan perbedaan dari keluarga orang tuanya. Di antara nenek, kakek, bibi, dan paman berambut pirang, dia adalah satu-satunya wanita berambut gelap. Dia dapat dengan bebas membicarakan topik ini dengan kerabat dan orang asing, tetapi dia takut untuk mengajukan pertanyaan langsung kepada orang tuanya.
